Отслеживайте эти ключевые показатели эффективности (KPI) для вашего малого бизнеса

Вы, наверное, знаете, что для того, чтобы помочь вашему бизнесу расти и процветать, важно отслеживать различные ключевые аспекты вашего бизнеса. Но когда вы владелец малого бизнеса, есть много деталей. Приседание и просмотр важных метрик может выпасть из вашего списка приоритетов.

Вот тут-то и появляются ключевые показатели эффективности (KPI). Они помогают вам измерять и улучшать свой бизнес, не перегружаясь деталями и данными.

Что такое ключевые показатели эффективности?

KPI — это измеримые значения, которые показывают состояние вашего бизнеса и ваш прогресс в достижении целей. Наблюдение за KPI может держать ваш бизнес в нужном русле и позволит вам узнать, окупаются ли ваши усилия.

KPI также помогут вам определить, где что-то не работает в вашем бизнесе, так что вы, надеюсь, сможете исправить курс, прежде чем это станет проблемой.

Как выбрать правильный KPI для малого бизнеса

Не существует единого списка KPI, которые должен отслеживать каждый бизнес. То, что вы должны отслеживать, зависит от вашей отрасли, стадии бизнеса и целей.

Тем не менее, есть несколько ключевых показателей эффективности, отслеживание которых полезно каждому бизнесу. Более того, есть длинный список других, которые могут быть полезны в зависимости от типа вашего бизнеса.

Вы не можете отслеживать каждый KPI для малого бизнеса. Мало того, что это будет трудно сделать, вы также потеряете из виду то, что действительно важно. Есть три вещи, которые вы должны учитывать при выборе KPI.

Подумайте о своих бизнес-целях

Владельцы бизнеса часто сосредоточены на практических результатах. Хотя важно знать, становится ли бизнес более или менее прибыльным из года в год, это не единственное, что должен отслеживать хороший владелец бизнеса.

Хорошие KPI помогут вам измерить то, что важно для вашего бизнеса. Подумайте о различных целях, которые вы ставите перед своим бизнесом. У вас могут быть цели, связанные с вашими покупателями или клиентами, вашими сотрудниками, вашими операциями и вашим маркетингом. Какие показатели наиболее важны для достижения этих целей?

Например, удовлетворенность клиентов и пожизненная ценность клиента могут быть очень важны для некоторых предприятий. Успех других предприятий может зависеть от производительности сотрудников или от того, насколько быстро они продают свои запасы. Выбор KPI на основе ваших бизнес-целей сделает их более ценными.

Рассмотрите этап вашего бизнеса

Различные KPI будут более важными на разных этапах бизнеса. Относительно новая компания, пытающаяся стабилизировать денежный поток, может уделять больше внимания показателю «дни непогашенных продаж» (DSO). По той причине, что это говорит им, как быстро они могут превратить дебиторскую задолженность в наличные деньги.

Более авторитетная компания может меньше заботиться о DSO. Вместо этого они могут захотеть больше сосредоточиться на удержании сотрудников, чтобы помочь им развивать бизнес. Постарайтесь сосредоточиться на ключевых показателях эффективности, наиболее подходящих для вашего этапа бизнеса.

Включите как запаздывающие, так и опережающие индикаторы

Лучшее сочетание KPI — это выбор как запаздывающих, так и опережающих индикаторов. Опережающий индикатор ориентирован на будущее и может влиять на результаты. Напротив, запаздывающий индикатор является ретроспективным и сообщит вам, какие результаты произошли.

Например, удовлетворенность клиентов является опережающим показателем. Чем больше довольны ваши клиенты вашим продуктом или услугой, тем больше вероятность, что они вернутся. Это главный показатель того, что продажи вашего бизнеса будут по-прежнему стабильными.

Примером запаздывающего индикатора является прибыль. Эта метрика точно покажет вам, как работает ваш бизнес. Однако это не дает вам представления о том, как ваш бизнес будет работать в будущем.

5 ключевых показателей эффективности, которые вы должны отслеживать

Есть несколько ключевых показателей эффективности, которые полезно отслеживать практически каждому бизнесу. Это основные KPI, которые могут помочь отслеживать состояние бизнеса. Скорее всего, это не единственные ключевые показатели эффективности, которые вы захотите отслеживать (подробнее о дополнительных ключевых показателях эффективности, которые вы захотите рассмотреть ниже), но они являются хорошей отправной точкой.

1. Чистая прибыль

Простой и удобный способ начать работу с KPI для малого бизнеса — отслеживать вашу чистую прибыль с течением времени. Ваша компания становится более или менее прибыльной из года в год?

чистая прибыль = выручка – расходы

Вы не всегда будете ожидать, что ваша чистая прибыль будет расти. Иногда вы увидите падение прибыли, когда будете инвестировать в бизнес или в трудные времена в экономике. Но наблюдение за прибылью поможет вам увидеть, зарабатывает ли ваш бизнес больше, чем тратит. Конечно, это важный показатель, который нужно знать.

2. Маржа чистой прибыли

Ваша маржа прибыли, также известная как маржа чистой прибыли, используется для измерения того, насколько прибыльным является ваш бизнес. Подобно показателю чистой прибыли, он покажет вам, насколько хорошо используется ваш доход. Это мера того, сколько прибыли ваш бизнес получает от дохода, который он зарабатывает.

маржа чистой прибыли = чистая прибыль ÷ выручка

Если ваш бизнес имеет доход в размере 100 000 долларов США в течение года и чистую прибыль в размере 40 000 долларов США, ваша маржа прибыли составляет 40%.

Это означает, что на каждый доллар, который вы зарабатываете, ваш бизнес сохраняет 0,40 доллара. Сравнение маржи прибыли из года в год поможет вам увидеть, увеличивает ли увеличение дохода прибыль с той же скоростью.

3. Коэффициент быстрой ликвидности

Денежный поток является важной вещью для бизнеса, чтобы контролировать. Его часто называют одной из главных причин неудач малого бизнеса.

Коэффициент быстрой ликвидности — это KPI, который позволяет легко увидеть, достаточно ли ваших денежных средств, ценных бумаг и денег, которые вы ожидаете получить в ближайшее время (ваша дебиторская задолженность), для покрытия ваших обязательств. Расчет:

Коэффициент быстрой ликвидности = (денежные средства + ликвидные ценные бумаги + дебиторская задолженность) ÷ текущие обязательства

Например, если у вас есть 10 000 долларов наличными, 5 000 долларов дебиторской задолженности и 12 000 долларов текущих обязательств, ваш расчет будет следующим: (10 000 долларов + 5 000 долларов) ÷ 12 000 долларов = 1,25.

Если ваш коэффициент быстрой ликвидности равен 1 или выше, это означает, что у вас достаточно денежных средств и ликвидных активов (активов, которые вы можете быстро продать, чтобы получить наличные), чтобы покрыть неоплаченные счета. Коэффициент быстрой ликвидности менее 1 означает, что может быть сложнее покрыть свои текущие обязательства.

4. Стоимость привлечения клиентов

Знаете ли вы, сколько стоит получить нового клиента (или клиента) для вашего бизнеса? На ранних этапах вашего бизнеса вы можете не беспокоиться о том, сколько стоит продажа. Но по мере роста вашего бизнеса это важный показатель, за которым нужно следить.

Вы можете сделать это, измерив стоимость привлечения клиентов. Или сколько нужно потратить, чтобы получить одного клиента. Это уравнение, которое вы использовали бы:

стоимость привлечения клиентов = (расходы на продажу + расходы на маркетинг) ÷ количество новых клиентов

Итак, если вы потратили 5000 долларов на маркетинговые расходы в течение квартала и у вас появилось 10 новых клиентов, стоимость привлечения вашего клиента (или клиента) составляет 500 долларов на одного клиента.

5. Пожизненная ценность клиента

Сколько стоит клиент? Это важный показатель, который нужно знать, потому что он может помочь вам решить, сколько вы можете потратить на продажи и маркетинг. Если вы знаете, что ваш средний клиент тратит у вас 100 долларов, вы должны убедиться, что ваши затраты на привлечение этого клиента значительно ниже этой суммы.

Это не так просто измерить, как некоторые другие KPI. В результате некоторым предприятиям будет легче его измерить, чем другим.

Если ваш бизнес работает с клиентами на модель фиксаторакоторый относительно легко измерить:

пожизненная ценность клиента = средняя цена авансового платежа x среднее количество месяцев, в течение которых клиент работает с вами.

Если вы работаете с клиентами на основа проекта, вам нужно провести еще немного исследований. Оценка среднего количества проектов, которые вы выполняете с клиентом, и средней стоимости каждого проекта позволит вам измерить среднюю пожизненную ценность клиента:

пожизненная ценность клиента = среднее количество проектов с клиентом x средняя стоимость каждого проекта

Другие ключевые показатели эффективности, которые следует отслеживать

Приведенные выше ключевые показатели эффективности — не единственные, которые вам нужно отслеживать. В зависимости от типа и стадии вашего бизнеса существуют другие ключевые показатели эффективности, которые могут дать вам точную оценку эффективности вашего бизнеса. Некоторые из этих KPI включают в себя:

Коэффициент конверсии

Этот базовый показатель измеряет, сколько потенциальных клиентов на самом деле становятся клиентами. Вы можете измерить коэффициент конверсии несколькими способами, в зависимости от типа вашего бизнеса.

Для интернет-магазина вы можете измерить это, сравнив количество людей, совершивших покупку в прошлом месяце, с количеством людей, посетивших ваш интернет-магазин. Допустим, у вас 400 покупок и 10 000 уникальных посетителей за месяц. Ваш коэффициент конверсии составит 4%.

Если агентство находит 10 потенциальных клиентов в месяц и получает два проекта, их коэффициент конверсии составляет 20%.

Отслеживание коэффициента конверсии с течением времени поможет вам увидеть, улучшают ли изменения, которые вы вносите в свои продажи и маркетинг, коэффициент конверсии.

Маржа валовой прибыли

Если ваш бизнес продает продукты, один KPI, который вы должны измерить, — это ваша валовая прибыль. Коэффициент валовой прибыли покажет вам, сколько денег осталось после оплаты проданного вами продукта.

Вы рассчитываете коэффициент валовой прибыли для каждого продукта или в целом для своего бизнеса.

Предположим, вы продали продукции на 10 000 долларов в месяц, а себестоимость проданных товаров (COGS) составила 4 000 долларов. Маржа валовой прибыли в процентах составляет 60%. Он рассчитывается путем деления вашей валовой прибыли (продажи в размере 10 000 долларов США минус себестоимость в размере 4 000 долларов США) на общий объем продаж.

Если вы хотите рассчитать его для каждого продукта, чтобы узнать, какие продукты вам наиболее выгодно продавать, вы сделаете такой же расчет для каждого продукта. Предположим, вы продаете рубашки, и покупатель покупает одну рубашку за 20 долларов. Если стоимость этой рубашки для вас составляет 8 долларов, коэффициент валовой прибыли от этой рубашки составляет 60%. ($20 – $8) ÷ 20 = 60%

Чем выше ваша валовая прибыль, тем больше денег у вас остается для оплаты других деловых расходов, таких как заработная плата, аренда и маркетинг.

Ежемесячный регулярный доход

Некоторые компании, оказывающие услуги, могут иметь клиентов на авансовых платежах, что дает им ежемесячный регулярный доход. Если у вас есть два повторяющихся клиентских контракта, каждый по 1000 долларов в месяц, ваш ежемесячный регулярный доход составит 2000 долларов в месяц.

Это может помочь в планировании. В результате вы примерно будете знать, какой минимальный доход за месяц почти гарантирован.

Дни выдающихся продаж (DSO)

Насколько эффективен ваш бизнес, когда дело доходит до оплаты? Это важно для любого бизнеса. Но особенно для новых предприятий или тех, которые работают над стабилизацией своего денежного потока.

DSO измеряет, как долго дебиторская задолженность остается непогашенной. То есть, сколько времени в среднем требуется вашей компании, чтобы получить деньги после продажи.

Вы можете рассчитать DSO, разделив остаток дебиторской задолженности на общий объем продаж и умножив его на количество дней в периоде.

Например, предположим, что в январе у вас было продаж в кредит на 50 000 долларов (продажи, при которых покупатель не заплатил сразу). Если у вас есть остаток дебиторской задолженности в размере 30 000 долларов США, с 31 днем ​​​​в месяце ваш DSO равен 18,6.

Когда ваш DSO увеличивается или становится слишком высоким, это может быть признаком того, что пришло время сосредоточиться на улучшении процесса работы с дебиторской задолженностью.

Трафик веб-сайта

Если вы ведете онлайн-бизнес, одним из ваших ключевых показателей является знание того, сколько трафика получает ваш сайт. Здесь нет никакого расчета. Вместо этого вы будете использовать такую ​​программу, как Google Analytics, которая поможет вам отслеживать тенденции трафика с течением времени.

Мониторинг трафика может помочь вам понять, когда и почему вы видите всплески и спады трафика, и лучше понять своих посетителей. Если вы запускаете рекламную кампанию, приводит ли это к всплеску трафика? Если у вас есть распродажа, приводит ли это к большему всплеску трафика? Растет ли ваш трафик со временем (хороший знак) или он медленно снижается?

Взаимодействие с социальными сетями

Если ваш бизнес зависит от социальных сетей для создания бизнеса, взаимодействие с социальными сетями — отличный KPI для отслеживания. Измерение лайков, комментариев и репостов поможет вам увидеть, какие типы постов способствуют развитию вашего бизнеса.

Как и в случае с посещаемостью сайта, здесь не нужны сложные расчеты. Наблюдение и отслеживание тенденций с течением времени поможет вам сосредоточить свои усилия. Следовательно, вы сможете сосредоточиться на создании правильных постов и контента, которые стимулируют рост бизнеса.

Клиент или удовлетворенность клиентов

Ваши клиенты – ключ к успеху вашего бизнеса. Клиенты и клиенты, которым нравится ваш бизнес и которым нравится работать с вами, станут постоянными клиентами или порекомендуют вас другим.

Как узнать, удовлетворяете ли вы своих клиентов и их потребности? Измерение удовлетворенности клиентов может быть отличным индикатором того, как у вас дела и что вы можете ожидать от своего бизнеса в будущем.

Одним из способов измерения удовлетворенности клиентов является проведение опроса. Попросите клиентов оценить свое удовлетворение по числовой шкале от отличного до плохого. Отслеживание оценок с течением времени может помочь вам увидеть, довольны ли ваши клиенты вашим продуктом или услугой (и становятся ли они счастливее). Или есть проблема, которую нужно исправить.

Чистый рейтинг промоутера

Еще одна метрика, ориентированная на клиента, — это чистая оценка промоутера. Этот показатель измеряет, насколько лояльны ваши клиенты и клиенты. Если этот счет звучит сложно, не волнуйтесь, это не так.

Оценка измеряется одним вопросом. Респондентов спрашивают: «С какой вероятностью вы порекомендуете нашу компанию друзьям или коллегам?» Затем они оценивают свой ответ по шкале от нуля до десяти. Ноль означает, что крайне маловероятно, а десять означает, что очень вероятно.

Хотя это кажется простым, есть причина, по которой это так эффективно. Ваши текущие клиенты и клиенты — это самый дешевый и лучший способ получить новых клиентов и клиентов. Это полезный сигнал, чтобы узнать, готов ли ваш бизнес к органическому росту. Или есть ли какие-то проблемы с обслуживанием, которые вы должны решить.

Уровень удержания сотрудников

Наем и обучение сотрудников – это большая статья расходов. Чем дольше хороший сотрудник остается в вашей компании, тем выше окупаемость инвестиций, которые вы получите от денег и времени, потраченных на наем и обучение.

Вот почему по мере роста вашей компании ваши ключевые показатели эффективности должны быть сосредоточены на удержании лучших сотрудников. Одним из KPI, который поможет вам измерить это, является уровень удержания сотрудников.

Чтобы рассчитать это, допустим, вы начали год с 20 сотрудниками. К концу года 16 из этих сотрудников все еще работают в вашей компании. Ваш уровень удержания составляет 80%. Это количество удержанных сотрудников (16) ÷ количество сотрудников в начале года (20), умноженное на 100, чтобы получить процент.

Снижение коэффициента удержания сотрудников указывает на то, что есть что-то, что можно улучшить, например удовлетворенность сотрудников.

Настройка KPI для отслеживания малого бизнеса

После того, как вы выбрали правильные KPI для отслеживания для своего бизнеса, вам нужно правильно настроить отслеживание KPI.

Используйте инструменты для отслеживания

Как владелец бизнеса, вам нужно многое отслеживать. Добавление нескольких KPI в ваш список вещей для мониторинга — без создания простого способа сделать это — приведет к большому разочарованию.

К счастью, существует ряд инструментов, которые помогут вам получить данные, необходимые для отслеживания ключевых показателей эффективности. Таким образом, вы тратите меньше времени на работу с электронными таблицами и больше времени на наш бизнес.

• Облачное бухгалтерское ПО: Использование программного обеспечения для облачного учета позволяет легко проверять важные финансовые показатели в любое время. Это может позволить вам настроить панель мониторинга, чтобы отображать наиболее важные показатели сразу после входа в систему.
• Гугл Аналитика: Если вы ведете онлайн-бизнес, Google Analytics может помочь вам отслеживать показатели вашего веб-сайта, включая трафик и конверсии. Чтобы упростить и ускорить проверку, вы можете создавать отчеты, которые автоматически заполняются обновленными данными.
• Инструменты планирования в социальных сетях: Если взаимодействие с социальными сетями является важным KPI для отслеживания, многие инструменты планирования социальных сетей будут сообщать данные о вашем взаимодействии. Следовательно, нет необходимости отслеживать его вручную.

Согласуйте заинтересованные стороны

Важно убедиться, что все, кто руководит вашим бизнесом, согласны с ключевыми показателями эффективности, чтобы отслеживать и соглашаться с тем, что они важны. В зависимости от роли каждого человека у них могут быть разные приоритеты. Например, кто-то, кто занимается финансами, будет сосредоточен на финансовых показателях. Специалист по маркетингу будет больше заботиться о маркетинговых показателях.

Независимо от области бизнеса, в которой он работает, каждый руководитель должен договориться о правильных KPI для бизнеса в целом. Точно так же они должны взять на себя обязательство отслеживать и улучшать их.

Установите время для проверки KPI для малого бизнеса

Собираетесь ли вы пересматривать свои ключевые показатели эффективности ежемесячно или ежеквартально, заранее установите время и придерживайтесь его. Хотя всегда будут более срочные потребности, критически важно выкроить время для проверки состояния вашего бизнеса и внесения упреждающих изменений.

Нижняя граница

Отслеживание KPI жизненно важно для здоровья вашего бизнеса. Но это не должно быть обременительной задачей. Выбор правильных KPI и использование инструментов для их мониторинга могут помочь вам принимать обоснованные решения для развития вашего бизнеса.

Этот пост был обновлен в апреле 2023 года.