Время нанять первого сотрудника? 5 вещей, которые нужно искать

Время нанять первого сотрудника? 5 вещей, которые нужно искать

Если вы готовы нанять своего первого сотрудника, скорее всего, вы уже давно об этом думали. Скорее всего, ваш бизнес быстро растет, что одновременно и интересно, и утомительно. А выгорание — это очень реальный риск.

Для поддержания здорового роста имеет смысл только помощь. Но это большой шаг, чтобы доверить кому-то другому свой бизнес (и средства к существованию) и отказаться от некоторого контроля над тем, как все делается.

Как узнать, что время пришло? И как только вы приняли это решение, как вы подходите к процессу найма?

Чтобы помочь вам, вот краткое руководство, которое охватывает эти важные детали, включая советы от владельцев бизнеса, которые были на вашем месте.

Как узнать, когда нанимать первого сотрудника?

1. У вас есть работа

Один из очевидных признаков того, что пора нанять первого сотрудника: у вас так много работы, что вам приходится передавать новые проекты или отказываться от новых клиентов.

Прежде чем вы даже подумаете о написании объявления о вакансии, убедитесь, что вы:

• Иметь стабильный поток работы. Если вы ведете сезонный бизнес или обычно застреваете в циклах праздников и голода, может возникнуть соблазн нанять нового сотрудника в более загруженные периоды. Но когда дела вдруг замедлятся, вы не сможете позволить себе наемного работника — и вам, вероятно, придется его уволить. В этих случаях может быть лучше нанять независимого подрядчика (подробнее об этом позже).
• Четко определите, какую работу вы хотите делегировать. Несмотря на то, что работа может быть последовательной, вы можете оставить определенные виды работы внутри компании. Например, предположим, что вы копирайтер. В этом случае вы можете отдать на аутсорсинг более мелкие и более управляемые проекты (например, странный пост в блоге), а сами заняться более крупными и более ценными проектами.

2. У вас есть время

Наем нового сотрудника требует времени. Вам нужно будет посвятить время тому, чтобы дать сотруднику понять, что нужно сделать и как вы хотите это сделать. Если у вас нет времени или энергии делегировать полномочия и обучать их должным образом, возможно, вы захотите пересмотреть вопрос о найме нового сотрудника.

3. У вас есть деньги

Найм сотрудников — это финансовое вложение. Вам необходимо учитывать следующие затраты на найм:

• Расходы на рекламу, проведение интервью и проверку биографических данных
• Адаптация и обучение нового сотрудника
• Заработная плата сотрудника, включая все льготы, такие как компенсация работникам и план 401 (k) или эквивалент, в зависимости от того, где находится ваш бизнес.
• Оборудование, необходимое для выполнения работы (например, компьютер)
• Безработица и налоги на заработную плату

Наиболее важным фактором, определяющим, сможете ли вы покрыть все эти расходы, является ваш денежный поток: достаточно ли денег поступает по сравнению с оттоком?

Опять же, может возникнуть соблазн нанять кого-то, когда работа внезапно оживится, но если работа с клиентами — и денежный поток — не стабильны, вы можете повременить. И даже если работа кажется стабильной и вы нанимаете сотрудников, непредвиденные обстоятельства могут затруднить покрытие всех ваших расходов. В этих случаях вы всегда можете обратиться к кредита малого бизнеса. Просто избегайте делать это слишком часто.

4. Вам нужен опыт

По мере роста вашего бизнеса вы можете предлагать новые услуги, требующие других навыков, которых у вас нет, и которые вы особенно не хотите изучать с нуля. Например, предположим, что вы специалист по уходу за газонами, специализирующийся на мягком ландшафте (посадка садовых элементов, таких как цветы). Вы также можете решить предложить хардскейп (установка элементов, рассчитанных на длительный срок, таких как фонтаны), так как все больше и больше клиентов просят об этом.

В этих обстоятельствах вам, вероятно, придется подумать о том, чтобы нанять кого-то, кто возглавит это подразделение.

5. Вы носите слишком много шляп

Это может быть клише, но это правда: когда вы владеете бизнесом, вам приходится носить много шляп. В то время как делать все возможно в начале вашего бизнеса, оставаться на вершине всего этого становится все труднее, чем дольше вы в бизнесе.

Прежде чем вы это узнаете, странная электронная почта ускользает, и вы отстаете от таких задач, как отслеживание расходов. Что еще хуже, вы можете отказаться от 1 или 2 клиентских проектов.

Вы можете быстро решить эту проблему, наняв сотрудника для выполнения тех менее важных задач, которые не двигают иглу, когда дело доходит до зарабатывания денег. Примеры включают бухгалтерский учет, управление проектами и администрирование.

Затем вы можете сосредоточиться на более важных задачах, таких как маркетинг и построение отношений с клиентами, чтобы получить больше работы и рекомендаций.

Проверенные советы по найму вашего первого сотрудника

Кто может лучше дать совет по развитию команды, чем те, кто сам был на этой должности? Ниже приводится сводка советов от владельцев малого бизнеса и членов сообщества FreshBooks, The Owners Club, основанных на их собственном опыте найма своего первого сотрудника.

Совет № 1: поймите свои потребности и видение

«Имейте четкое представление о своем видении, четко определите обязанности и то, как все делается, и установите четкие ожидания. Это расширит возможности людей, которых вы нанимаете, позволяя им делать все правильно», — Петрос, Global Leadership Movement.

Еще до того, как вы начнете процесс найма, поймите, что вам нужно от них, чтобы вы могли адекватно донести эти ожидания до вашего нового сотрудника. Начните с изучения того, как работает ваш бизнес, и определите пробелы или задачи, которым вы не можете уделить все свое внимание.

Например, подумайте о том, чтобы нанять бухгалтера или бухгалтера, если вы изо всех сил пытаетесь быть в курсе повседневных финансовых показателей. Или, если вы не хотите заниматься административными задачами, такими как электронная почта и управление календарем, подумайте о найме виртуального помощника.

Вы также можете определить, достаточно ли у вас работы, чтобы этот сотрудник был занят. Более 20 часов обычно является хорошим маркером. Если работы хватает только на пару часов в неделю, вам, вероятно, лучше нанять независимого подрядчика. На самом деле, наем подрядчика может быть более рентабельным, поскольку вам не нужно учитывать офисные помещения и льготы для сотрудников.

Имейте в виду: управление несколькими независимыми подрядчиками может отнять у вас больше времени, и они не предлагают приверженность и лояльность обычного сотрудника. Так что вам нужно взвесить все за и против, чтобы понять, что подходит именно вам.

Наконец, четко определите долгосрочное видение вашего бизнеса. Каким вы видите свой бизнес через 3-5 лет? Это обеспечивает стратегический путь вперед и помогает направлять вас и вашу команду. Оттуда вы можете подробно определить роль, написав четкое описание работы.

Совет № 2: нанимайте для повышения культуры (а не только навыков)

«Отдайте приоритет найму своей культуре», — Скотт, MCity Creative.

Такие факторы, как навыки и опыт, несомненно, будут играть роль при найме вашего первого сотрудника. Тем не менее, найм в соответствии с вашей культурой (как вы обычно делаете вещи), возможно, еще более важен. Квалифицированный кандидат может обладать всеми навыками в мире, но если они не подходят для вашей культуры (может быть, они не разделяют те же ценности, что и вы?), скорее всего, вы не сможете это изменить.

Чтобы было ясно, когда мы говорим о найме в сфере культуры, мы говорим о найме для повышения культуры, а не соответствия культуре. В течение многих лет прием на работу в соответствии с культурными традициями — соответствие стиля работы и ценностей компании — считался передовой практикой. Результат? Однородные предприятия, которые шли по прямой линии и легко вытеснялись конкурентами с более свежими, инновационными и адаптируемыми подходами.

Однако добавление культуры не является ограничивающим фактором. Хотя это поощряет найм тех, кто разделяет ценности компании, идея состоит в том, чтобы нанять сотрудников, которые могут внести свой вклад, информировать и улучшить текущую культуру. Акцент делается на найме на основе разнообразия и инклюзивности, а также на найме людей с разными идеями.

Совет № 3: Найдите человека, который дополняет вас

«Найдите человека, который дополнит ваш набор навыков, а не будет вашей точной копией», — Брент, Brandish Studio.

Наем кого-то, кто может дополнить ваши навыки, может помочь вам выйти на новый рынок, предлагая новые услуги вашим существующим клиентам. Просто вспомните пример профессионала по уходу за газонами, который хочет предложить услуги по ландшафтному дизайну.

Также разумно не нанимать кого-то слишком похожего на вас. Как уже упоминалось, кто-то, кто отличается от других и предлагает другие идеи, может внести свой вклад в вашу культуру. Они также могут помочь вам творчески решать проблемы и повысить прибыль вашего бизнеса.

Например, вместо того, чтобы нанимать людей со схожими с вами интересами, нанимайте сотрудников с разными увлечениями. Или вместо того, чтобы нанимать кого-то, кто будет хорошо сочетаться с другими сотрудниками и процессами, наймите кого-то, кто предлагает другой подход или знает о других системах, которые могут улучшить ваш бизнес.

Совет № 4: Не доверяйте своей интуиции — проверяйте биографические данные

«Проверка биографических данных и рекомендации превыше всего», — Шон, Sold Factor Group.

К сожалению, ваша интуиция может ошибаться: человек, которого вы планируете нанять, может оказаться не идеальным кандидатом, за которого он себя выдает. Так что не забудьте проверить их рекомендации и сделать тщательную проверку биографических данных.

Вы проведете проверку биографических данных, чтобы обезопасить свой бизнес и клиентов. Это включает в себя проверку того, есть ли у потенциального найма судимость. Юридические требования в отношении проверки биографических данных различаются в зависимости от штата, поэтому проявите должную осмотрительность и проконсультируйтесь со специалистом по правовым вопросам, прежде чем делать это.

Вы также захотите проверить рекомендации сотрудника, чтобы подтвердить, что он является подходящим кандидатом. Связавшись с предыдущим работодателем, вы сможете узнать об их предыдущей работе, чертах характера и о том, насколько легко с ними работать.

Совет № 5: Работайте медленно — не торопите процесс

«Начинайте медленно со стажером или подрядчиком, чтобы вам не пришлось вносить радикальные изменения в администрацию или рабочие процессы по мере того, как вы начнете расширяться», — Элисса, Firm Forward.

Как отмечает Элисса, многие владельцы малого бизнеса увязают в бюрократической волоките, связанной с наймом своего первого сотрудника. Хотя есть определенные соображения, которые вы не можете игнорировать, если вы знаете, что вам нужен сотрудник, чтобы помочь, но изо всех сил пытаетесь нажать на курок, начните медленно и прощупайте почву.

Начните с того стажера или фрилансера, который может работать с вами над конкретными проектами, чтобы облегчить рабочую нагрузку. Затем, когда вы почувствуете себя более комфортно, пригласите кого-нибудь на более постоянную работу.

Контрольный список: 11 шагов, которым нужно следовать при найме первого сотрудника

Предполагая, что вы взвесили все за и против найма вашего первого сотрудника по сравнению с фрилансером (подробнее об этом читайте здесь) и четко поняли, что вам нужно, пришло время нанять вашего первого сотрудника.

Ниже приведено пошаговое описание того, как это сделать. Помните, что ваш точный процесс может меняться со временем, особенно по мере того, как к вашей команде присоединяются новые сотрудники, но это надежный шаблон для начала.

1. Четко определите роль и диапазон заработной платы

• Определение роли поможет привлечь подходящих кандидатов на работу
• Четко определите навыки, качества и ценности, которые вы хотите получить от своего кандидата.
• Проведите исследование, чтобы узнать, как другие малые предприятия составляют свои должностные инструкции, и поищите любые дополнительные навыки и требования, которые вы, возможно, пропустили.
• Определить подходящую компенсацию на основе средних показателей по отрасли

2. Напишите и поделитесь описанием работы

• Описание работы сообщает кандидатам, что представляет собой роль, и устанавливает ожидания
• Включите обзор вашего бизнеса, краткое изложение роли, точное название должности, навыки, обязанности, компенсацию и пакет льгот для сотрудников.
• Разместите описание вакансии в социальных сетях (например, LinkedIn) и используйте карьерные сайты (например, ZipRecruiter).

3. Просмотр приложений

• Сократите базу кандидатов, сначала отбросив тех, кто явно не подходит. Может быть, их навыки не совпадают, или их резюме изобилует ошибками.
• Затем погрузитесь глубже, чтобы создать список «лучших кандидатов». Есть ли у них навыки? Каков их прошлый опыт?
• Отправьте короткое электронное письмо успешным и неудачным кандидатам.

4. Проведите собеседование с выбранными кандидатами

• Вы можете пройти собеседование лично, по телефону или по видеосвязи.
• Процесс собеседования — это возможность погрузиться глубже. Задавайте конкретные вопросы, чтобы узнать больше о кандидате. Примеры включают:
  • Расскажи мне о себе.
  • Каковы ваши ценности?
  • Почему вы подали заявку на эту роль?
  • Почему вы идеальный кандидат?

5. Проверьте рекомендации и проведите проверку биографических данных

• Рекомендации позволяют вам подтвердить, что кандидат может работать так, как указано в резюме, и получить дополнительную информацию о кандидате от кого-то другого.
• Проверка биографических данных необходима для выявления кандидатов с криминальным прошлым.

6. Выберите кандидата и сделайте предложение

• Если вы разрываетесь между двумя кандидатами, рассмотрите возможность проведения еще одного собеседования. Чтобы помочь вам выбрать, решите, какой фактор для вас наиболее важен и кто им обладает. Возможно, у 1 кандидата явно есть ценности, которые лучше соответствуют вашему бизнесу.
• Сделайте предложение, рассмотрев весь пакет (зарплата, льготы, доля прибыли и т. д.).
• Будьте открыты для переговоров и договоритесь о другом звонке, чтобы обсудить детали предложения.

7. На борту кандидата

• Надлежащий процесс адаптации заставляет кандидатов чувствовать себя желанными и настраивает их на успех в первый же день.
• Отправьте вступительное электронное письмо и приветственный пакет, если он у вас есть
• Запланируйте стартовую встречу и сообщите человеку, что вы доступны, если у него возникнут какие-либо вопросы.
• Добавьте сотрудников во внутренние системы и предоставьте им данные для входа

8. Настройте внутренние системы

• Вам понадобится система расчета заработной платы, чтобы платить своему сотруднику и заботиться о налогах на заработную плату, независимо от того, делаете ли вы это самостоятельно, отдаете на аутсорсинг бухгалтеру или используете программное обеспечение для расчета заработной платы.
• Также рекомендуется установить бухгалтерское программное обеспечение для записи, отслеживания и управления всеми вашими финансами и налогами. Правильное программное обеспечение позволит вам предоставить бухгалтеру или сотруднику доступ к управлению определенными ключевыми областями бизнеса.

9. Получите компенсационную страховку работника или ее эквивалент

• Компенсация работникам обязательна в США
• Требования зависят от штата, поэтому ознакомьтесь с деталями в вашем штате.

10. Получите свой идентификационный номер работодателя (EIN)

• Всем предприятиям, в которых работают сотрудники, необходим идентификационный номер работодателя.
• Ваш EIN — это уникальный 9-значный номер, который IRS требует от вас по налоговым соображениям.
• Возможно, у вас уже есть один, если вы корпорация. Если нет, подайте заявку онлайн.

11. Заполните документы о новом найме

• Следующие формы юридически не подлежат обсуждению:
  • Форма I-9, Подтверждение права на трудоустройство: Форма, подтверждающая, что ваш новый сотрудник может легально работать в США.
  • Форма W-4: Налоговая форма, в которой указывается, сколько федерального подоходного налога будет удерживать работник.
  • Форма W-2: Вы должны заполнить эту форму, введя имя сотрудника и номер социального страхования (SSN).
  • Формы удержания государственного налога: В дополнение к федеральной форме W-4 вам также может потребоваться заполнить форму W-4 штата (зависит от штата). Посетите веб-сайт правительства вашего штата для получения дополнительной информации.
  • Государственные формы отчетности о новом найме: Вы должны сообщать о новых сотрудниках в ваш штат, чтобы соблюдать Закон о согласовании личной ответственности и возможностей для работы (PRWORA). Чтобы узнать больше, прочтите Руководство по отчетности штата о новом найме.
• Тот факт, что предыдущие формы — это все, что вы обязаны собирать по закону, не означает, что они — единственные формы, которые вам нужны. Другие документы, связанные с работой или системой расчета заработной платы, которые следует учитывать, включают:
  • Документы с контактной информацией для экстренных случаевчтобы вы знали, к кому обращаться в случае чрезвычайной ситуации
  • Формы льгот для каждого поставщика страховых услуг, например формы медицинского страхования и пенсионного полиса
  • Справочные документы сотрудников новый сотрудник должен подписать, чтобы подтвердить ваши политики и процедуры
  • Полис формы новые сотрудники должны подписать, если у вас нет справочника сотрудников
  • Форма прямого депозита если вы платите сотрудникам через прямой депозит

Полный список документов, необходимых для найма нового сотрудника, см. в: Контрольный список документов для нового найма для вашего малого бизнеса в США.

Начните нанимать вашего первого сотрудника сегодня!

Даже если вы растете и знаете, что вам нужен сотрудник, нажать на курок может быть сложно. Вам нужно решить, правильно ли выбрано время, и заняться тем, что может показаться пугающим процессом найма.

Но решение о найме и процесс поиска подходящего сотрудника не должны быть сложными — вам просто нужна небольшая помощь. Чтобы решить, правильно ли выбрано время, рассмотрите такие факторы, как наличие у вас работы, времени и денег для этого.

Лучшая часть? После того, как вы прошли этот процесс найма, вы можете просто следовать ему в следующий раз, когда вам нужно будет нанять кого-то еще, чтобы создать свою команду-победителя.

Если вам нужна дополнительная помощь в развитии вашей команды, возьмите эту электронную книгу: Готовьтесь, стремитесь, нанимайте: как создать команду-победителя для вашего растущего бизнеса.