Пытаетесь справиться с более высокими затратами? 4 способа помочь аутсорсингу во время инфляции

Пытаетесь справиться с более высокими затратами? 4 способа помочь аутсорсингу во время инфляции

Учитывая самый высокий уровень инфляции за последние десятилетия, владельцы малого бизнеса теперь изо всех сил пытаются поддерживать свои предприятия в эти неопределенные времена. А учитывая, что денег нужно тратить меньше, а проблемы с цепочками поставок по-прежнему колоссальны, компании также ищут стратегические способы сделать больше с меньшими ресурсами.

Неудивительно, что многие рассматривают возможность аутсорсинга работы и использования веб-технологий для поддержки своих операций. Давайте подробнее рассмотрим аутсорсинг и автоматизацию, а также то, почему малые предприятия используют эти инструменты для сокращения расходов и борьбы с растущими ценами в сегодняшних завышенных условиях.

Почему аутсорсинг и цифровизация являются решением проблемы роста затрат

У малого бизнеса нет таких глубоких карманов или огромных финансовых ресурсов, как у крупных компаний и предприятий. Это означает, что они особенно уязвимы к последствиям инфляции, таким как рост цен и проблемы с производственной цепочкой поставок. В целом, эти эффекты увеличивают стоимость ведения бизнеса для владельцев.

Может помочь разгрузка определенных задач, которые не важны для целей вашего бизнеса, путем аутсорсинга или автоматизации. В частности, аутсорсинг позволяет компаниям передавать некоторые из своих некритических задач сторонним поставщикам услуг, таким как фрилансеры, подрядчики или агентства. Они выполняют эти обязанности от имени бизнеса, часто за меньшие деньги, чем наем штатного эксперта или команды.

Ниже мы рассмотрим 4 способа, которыми аутсорсинг может поддержать прибыль вашего бизнеса в периоды высокой инфляции.

4 способа, которыми аутсорсинг может помочь вашему малому бизнесу

1. Снижает ваши накладные расходы

Затраты на рабочую силу могут легко составлять около 70% от общих расходов бизнеса (и этот процент возрастает еще выше для предприятий, основанных на услугах). В результате компании, стремящиеся управлять затратами, часто в первую очередь обращают внимание на эту часть своего бюджета.

Аутсорсинг и автоматизация позволяют организациям сократить расходы без ущерба для производительности и эффективности. Сторонние поставщики обычно взимают фиксированную цену за предлагаемые ими услуги. Эта предварительная цена помогает вам более точно составлять бюджет по сравнению с работой, выполняемой сотрудниками, поскольку такие факторы, как оплата сверхурочных, могут значительно повлиять на стоимость выполнения этих задач собственными силами.

А поскольку эти поставщики часто поставляют свое собственное оборудование или работают за пределами вашей организации (или, с точки зрения автоматизации, как правило, являются программными решениями), вы также будете тратить меньше на оборудование, программное обеспечение, канцелярские принадлежности и офисные помещения. Сокращая накладные расходы, вы можете направить сэкономленные деньги на инвестиции, которые помогут вашему бизнесу добиться успеха в условиях нестабильной экономики.

2. Экономит ваше время

Аутсорсинг и автоматизация позволяют компаниям выполнять больше работы за меньшее время, сохраняя при этом качество своей работы. Передав непрофильные операции, ваша внутренняя команда может уделить все свое внимание более важным инициативам.

В зависимости от компании некоторые из этих задач могут потребовать более крупных групп, если они выполняются внутри компании. Аутсорсинг не только снижает потребность в командах такого размера, но и экономит время, затрачиваемое на управление другими, поэтому вы можете посвятить больше времени развитию бизнеса.

Кроме того, работа на аутсорсинге часто передается третьим лицам, специализирующимся в определенной области. Их знания, опыт, процессы и инструменты помогают им выполнять свои обязанности более эффективно (а иногда даже лучше), чем ваша собственная команда. И если вы используете автоматизированный инструмент, эти процессы встроены в программное обеспечение. Вся ручная работа выполняется за кулисами, так что вам не нужно.

3. Предлагает вам масштабируемость

Аутсорсинг и автоматизация также позволяют увеличивать или уменьшать численность персонала или масштабы вашей коммерческой деятельности по мере необходимости — без увольнений или найма новых сотрудников. Это особенно важно в такие неопределенные времена, когда предприятия должны быть готовы ко всем возможностям.

Малые предприятия также не могут позволить себе нанимать экспертов в каждой области или целую команду для каждой области своей деятельности.

Аутсорсинг человеческих ресурсов (HR) и других административных задач дает вам доступ к экспертам, которые вам нужны, когда они вам нужны. Таким образом, вы не платите бухгалтеру или юристу за полный рабочий день, когда вам нужно всего несколько часов их времени. Поскольку вы работаете с ними только в течение короткого периода времени, вы также можете рассчитывать на гораздо более доступную ставку, чем если бы вы наняли их напрямую.

Кроме того, автоматизация ваших рабочих процессов с помощью сторонних поставщиков программного обеспечения обеспечивает гибкость, недоступную для внутренних команд. Многие из этих компаний используют многоуровневую модель ценообразования для своих услуг, поэтому масштабирование ваших операций вверх или вниз так же просто, как повышение или понижение текущего уровня обслуживания.

4. Делает вас более конкурентоспособным

Когда вы передаете свои неосновные бизнес-задачи специализированным третьим сторонам, вы, как правило, получаете взамен лучшие результаты. Эти люди зарабатывают на жизнь, выполняя задачи, для которых вы их нанимаете, в то время как сотрудники, работающие над теми же задачами в малом бизнесе, могут тратить на это всего несколько часов своей рабочей недели.

Благодаря своему многолетнему опыту сторонние поставщики лучше знакомы со своей специализацией, лучше способны решать возникающие проблемы и сталкиваться с меньшими задержками и неудачами в выполнении работы. Некоторые поставщики могут даже предлагать своим сотрудникам обучение, чтобы они были в курсе передового опыта и последних тенденций в этой области, а это означает, что вы также можете воспользоваться преимуществами этих инвестиций, когда будете работать с ними.

Аутсорсинг бизнес-деятельности отраслевым экспертам предлагает и другие преимущества. Например, чем больше они узнают о вашей организации, тем лучше они смогут предложить улучшения в процессах, в которых они участвуют. А благодаря времени и ресурсам, которые аутсорсинг экономит для вашего бизнеса, вы можете лучше развивать свою компанию с более производительной рабочей силой.

Точно так же автоматизация ваших бизнес-процессов дает вам преимущество перед конкурентами. Например, когда вы автоматизируете работу по обслуживанию клиентов с помощью чат-ботов, потенциальные покупатели могут находить нужные им ответы за считанные секунды, совершая еще больше покупок и предлагая немедленную помощь покупателям, которые в ней нуждаются. Все деньги, которые вы сэкономите благодаря автоматизации, можно использовать для финансирования новых инициатив, которые позволят вам опередить своих конкурентов.

Все еще не уверены, подходят ли аутсорсинг и автоматизация для вашего малого бизнеса? Узнайте об аутсорсинге и автоматизации, чтобы принять решение.

Какие задачи ваш бизнес может передать на аутсорсинг?

Когда вы решаете отдать свою работу на аутсорсинг, самое главное помнить, что вы всегда должны стремиться отдать на аутсорсинг непрофильные бизнес-задачи, а не те, которые важны для вашего предприятия. Хорошее эмпирическое правило: если деятельность не приносит дохода вашей компании, возможно, вы захотите рассмотреть возможность ее аутсорсинга.

Возможно, в результате большая часть аутсорсинговой работы включает в себя бэк-офис и административные услуги, которые требуют специальных знаний, но не обязательно способствуют росту бизнеса.

Фактически, исследование Clutch 2019 года показало, что малые предприятия, как правило, передают на аутсорсинг задачи, требующие технических знаний, в том числе:

• Бухгалтерский учет (37%)
• Услуги в области информационных технологий (ИТ) (37%)
• Цифровой маркетинг (34%)

Вот несколько областей, на которые вы должны обратить внимание при рассмотрении того, какую работу отдать на аутсорсинг для вашего собственного бизнеса.

Бухгалтерский учет

Бухгалтерский учет — необходимая бизнес-функция, требующая специальных знаний, но не приносящая вашему бизнесу такой доход, как, скажем, продажи.

Понимание основ бухгалтерского учета является обязательным для владельца бизнеса. Но изучение тонкостей этой бизнес-функции может быть не лучшим использованием вашего времени. И любые ошибки или оплошности могут привести к штрафам или судебному преследованию против вас.

Вот где может помочь аутсорсинг бухгалтера. Правильный сможет помочь вам с такими обязанностями, как подача налогов, бухгалтерский учет и соблюдение нормативных требований.

Кроме того, использование программного обеспечения для автоматизированного учета, такого как FreshBooks, может поддерживать дополнительные финансовые функции, которые не требуют контроля со стороны эксперта по бухгалтерскому учету, такие как выставление счетов, платежи, управление расходами и отчетность. Это означает, что вам нужно будет нанять бухгалтера только для тех основных задач, с которыми ваше бухгалтерское программное обеспечение не может справиться самостоятельно, что предлагает вам еще большую экономию средств.

Человеческие ресурсы

По мере роста вашего бизнеса у вас также будет гораздо больше обязанностей, когда речь идет о ваших сотрудниках. К этому нельзя относиться легкомысленно — несоблюдение надлежащих процедур и правил при найме сотрудников, расчете заработной платы, льготах для работников и т. д. также может стоить вам штрафов и других санкций.

Таким образом, стоит иметь на связи эксперта по кадрам, который знает и понимает законы, применимые к вашему бизнесу.

Отдавая на аутсорсинг услуги по расчету заработной платы и другие кадровые задачи, вы можете быть спокойны, зная, что эта утомительная, но важная обязанность выполняется профессионалом, который понимает правила, характерные для вашей отрасли и юрисдикции.

Маркетинг

Маркетинг важен для успеха каждого малого бизнеса. Тем не менее, это не так просто сделать правильно, особенно если вы новичок в бизнесе. Это также отнимает много времени, что может затруднить достижение успеха работодателями, которые носят несколько шляп.

Учитывая, как быстро меняются алгоритмы социальных сетей и маркетинговые платформы в наши дни, вам также потребуется потратить значительное время на изучение последних обновлений и их влияния на вашу текущую маркетинговую стратегию.

К счастью, всего этого можно избежать, наняв маркетинговое агентство или даже нескольких фрилансеров для поддержки своих операций. Они не только будут экспертами в тех услугах, для которых вы их привлекли, но и с большей вероятностью продолжат свое обучение, чтобы оставаться конкурентоспособными.

Это явно работает и для некоторых предприятий — недавний отчет Semrush показал, что, хотя 51% предприятий создают письменный контент только внутри компании, 12% полностью полагаются на внешних авторов для выполнения этой работы, а 37% используют сочетание обоих методов.

3 совета, как сделать аутсорсинг успешным для вашего бизнеса

1. Отдайте свою работу на аутсорсинг

Не отдавайте на аутсорсинг определенные бизнес-функции только для того, чтобы упростить себе задачу. Подумайте, является ли аутсорсинг задачи, которую вы имеете в виду, наилучшим использованием ваших ресурсов, особенно с текущим значительным ростом цен по всем направлениям.

Спросите себя: есть ли у вас опыт и ноу-хау для выполнения этих задач? Если нет, то сможете ли вы быстро освоить и выполнить основные задачи?

Как упоминалось ранее, вы по-прежнему хотите, чтобы ваши сотрудники отвечали за основные бизнес-операции. Но в дополнение к сохранению этих обязанностей внутри компании вы также захотите избежать аутсорсинга обязанностей, которые требуют от вас много рук. Постоянное отслеживание этих действий отнимает время от ваших собственных задач. Таким образом, вы не только будете менее продуктивны в целом, но и будете платить за дополнительные неудобства.

2. Тщательно выбирайте поставщика услуг

Поскольку вы, по сути, передаете часть своего бизнеса лицу, не входящему в вашу организацию, важно тщательно выбирать поставщика.

Прежде чем подписать этот контракт, убедитесь, что вы проявили должную осмотрительность со своими поставщиками. Некоторые вопросы, которые вы захотите задать, включают:

• Какой у вас опыт работы с такими компаниями, как моя?
• Как давно вы занимаетесь этим видом деятельности?
• Кто конкретно будет заниматься моим бизнесом?
• Как вы будете общаться с моей командой?
• Как выглядит ваш процесс адаптации?

Ищите поставщика, который ранее работал в той же должности и может рассказать об успехах, которых он добился в других компаниях. Чтобы пройти лишнюю милю, попросите у них несколько текущих или прошлых отзывов клиентов, чтобы вы могли понять, каково это на самом деле работать с ними.

Когда вы проверяете каждого поставщика, также обязательно сообщайте о своих ожиданиях и спрашивайте, чего они ожидают от вас. Вы хотите сразу же отсеять всех претендентов, которые вам не подходят.

3. Автоматизируйте работу там, где это возможно

В качестве альтернативы аутсорсингу вам также следует оценить свою бизнес-деятельность и определить, можно ли ее автоматизировать с помощью программного обеспечения или других инструментов.

Например, программное обеспечение для планирования в социальных сетях и программное обеспечение для маркетинга по электронной почте можно использовать для планирования публикаций в социальных сетях и рассылок по электронной почте (соответственно) заранее, поэтому у вашей команды будет на одну проблему меньше в течение рабочего дня.

Аналогичным образом бухгалтерское программное обеспечение FreshBooks помогает автоматизировать процесс выставления счетов в той мере, в какой это необходимо, с помощью автоматических напоминаний о просроченных платежах, повторяющихся счетах и ​​даже повторяющихся платежах клиентов. Благодаря мощному финансовому программному обеспечению вы можете тратить меньше времени на получение оплаты и больше времени на работу, за которую вам платят.

Возможно, вы даже захотите автоматизировать как можно больше задач, прежде чем приступить к аутсорсингу. Это поможет вам высвободить свои ресурсы, чтобы использовать их наилучшим образом. В большинстве случаев программное обеспечение для автоматизации требует гораздо меньших вложений, чем аутсорсинговая команда.

Прочтите этот пост в блоге, чтобы узнать больше о задачах, которые можно автоматизировать в вашем бизнесе.

Как FreshBooks может поддержать ваш бизнес в период высокой инфляции

Независимо от того, как вы структурируете свой малый бизнес, FreshBooks поможет вам справиться с трудоемкими бизнес-задачами, чтобы вы могли продолжать заниматься любимым делом.

Используйте FreshBooks как инструмент для управления задачами, которые вы передаете на аутсорсинг подрядчикам, фрилансерам и агентствам. Возможности нашего программного обеспечения по управлению проектами и учету рабочего времени способствуют более тесному сотрудничеству с вами, вашими надежными поставщиками услуг и вашими клиентами.

А благодаря подробным финансовым отчетам, которые доступны автоматически несколькими щелчками мыши, вы можете принимать более обоснованные решения о состоянии своего бизнеса. Вы всегда будете иметь точное представление о том, что происходит с вашими доходами и расходами.

И если у вас пока нет денег, чтобы передать свои бухгалтерские обязанности на аутсорсинг, FreshBooks поможет вам. Благодаря набору мощных функций, включая двойную бухгалтерию, выверку банковских счетов и исчерпывающие финансовые отчеты, вы будете лучше подготовлены к налоговому сезону и всегда будете знать, в каком состоянии находится ваш бизнес.

Когда ваш бизнес разрастется до такой степени, что вам понадобится команда бухгалтеров, знайте, что они могут продолжать использовать FreshBooks для размещения записей в журнале, обновления вашего плана счетов, подачи налогов и создания важных отчетов — благодаря универсальной системе. в одном программном обеспечении с назначенными правами пользователя.

Взгляните на рассказ этого фрилансера из первых рук о том, сколько времени она сэкономила с помощью FreshBooks.

Секретное оружие для контроля над более высокими затратами

Независимо от состояния экономики, аутсорсинг и автоматизация являются отличными инструментами для компаний, стремящихся максимально эффективно использовать свои ресурсы.

Но когда инфляция растет, эти инструменты также становятся бесценными для небольших компаний, стремящихся превратить свои неудачи в это время в основу для чего-то большего.

Готовы узнать, как FreshBooks может изменить способ работы вашего бизнеса? Дайте нам попробовать в течение 30 дней бесплатно.